Problemanalyse Methode: Probleme erkennen und beseitigen

Wer erfolgreich planen will, braucht nicht nur ein brauchbares Ziel, sondern muss auch mögliche Probleme, welche die Realisierung des eigenen Ziels gefährden könnten, mit in der Planung berücksichtigen.

Offensichtlich gehen sie davon aus, einem – vielleicht sogar erwartbaren – Problem spontan und mit den richtigen Mitteln begegnen zu können. Ein erfahrener Planer wird jedoch mögliche oder erwartbare Probleme – bevor sie auftreten – schon analysieren und sich überlegen, wie er mit ihnen umgehen kann.

Im Folgenden geht es um eine sehr einfache Methode zur Problemanalyse, die jeder leicht anwenden kann.

Wozu bei einer Zielplanung eine Problemanalyse durchführen?

Der Vorteil einer vorherigen Problemanalyse ist, dass Sie sich schon im Vorfeld überlegen, welche Handlungsoptionen Sie haben, wenn das Problem auftritt. Damit haben Sie bereits Alternativen parat, wie Sie mit Hindernissen oder Fehlschlägen umgehen können und überlassen deren Bewältigung nicht dem Zufall. Denken Sie daran – bei manchen Problemen muss man sofort und mit Weitblick reagieren. Überstürzte Reaktionen verursachen oft weitere Probleme.

Wer sollte eine Problemanalyse machen?

Die Problemanalyse sollte zumindest von den Projektverantwortlichen durchgeführt werden. Es ist aber auch sinnvoll, andere Personen (z.B. aus dem eigenen Team) hinzuzuziehen, die Erfahrung mit einem speziellen Projekt haben.

So seltsam es klingen mag: Bei einer Problemanalyse sind vor allem die schärfsten Gegner oder Kritiker die besten Lieferanten für mögliche Stolpersteine. Hinzu kommt: Niemand ist gezwungen, alle Probleme in der Planung zu berücksichtigen.

Aus Erfahrung kann ich aber sagen, dass gerade die Befürworter eines Projektes oft die Augen vor möglichen Problemen verschließen. Viele wollen sich ihre Motivation nicht verderben lassen – was aus motivationspsychologischer Sicht auch verständlich ist – aber so findet man keine Stolpersteine.

Freelancern (bzw. Selbständigen ohne oder mit nur wenigen Mitarbeitern) rate ich dringend, sich Feedback von außen zu holen. Im Rahmen meiner Beratungstätigkeit für Existenzgründer habe ich oft eine Sichtweise erlebt, die man – wenn auch in einem anderen Kontext – als „rosarote Brille“ bezeichnen könnte. Der Unternehmer will sich nur auf den „Erfolg“ konzentrieren und schottet sich – bis hin zur Ignoranz – gegen alle Kritik und „Schwarzmalerei“ ab.

Letztlich waren aber immer diejenigen Gründer erfolgreich, die sich als kritikfähig erwiesen haben, d.h. die offen für Kritik und Problemanalysen waren und diese in ihre Projektplanung einbezogen haben.

Wann sind Problemanalysen sinnvoll?

Einerseits kann es bei neuen Projekten, d. h. bei Projekten, für die keine oder nur geringe Erfahrungswerte vorliegen, sinnvoll sein, Problembereiche überhaupt abschätzbar zu machen. Werden dabei gravierende Risiken entdeckt, kann im Vorfeld überlegt werden, ob sich das Risiko lohnt, ob das Projekt abgebrochen oder modifiziert werden soll.

Gerade unerfahrene Planer machen immer wieder den Fehler, nur das Ziel, den Ausgangszustand und die Methode (die zum Ziel führen soll) ausführlich zu beschreiben.

Aber auch bei laufenden oder aktuell „erfolgreichen“ Projekten sind Problemanalysen sinnvoll. Hier sind die Kunden die wertvollsten Informationsquellen zur Verbesserung oder Optimierung des Produktes oder der Dienstleistung. Die Problemanalyse lässt sich gut umformulieren in die Frage „Was können wir noch besser machen?“ oder „Welche Kundenkritik gibt es und wie können wir Lösungen entwickeln, die auf die Kundenkritik exakt zugeschnitten ist?“

Einfache Methode der Problemanalyse

Damit Sie auf erwartbare Probleme regieren können, empfehle ich Ihnen folgende Übung zu machen. Diese Methode setzt voraus, dass Sie die Technik des Brainstormings kennen und anwenden können. Falls Ihnen diese Methode noch nicht bekannt ist, können Sie sie in dem Artikel „Brainstorming-Methoden selbst lernen & anwenden“ nachlesen.

1. Notieren Sie in einem Brainstorm alle möglichen Hindernisse, Probleme, Fehlschläge oder Unwägbarkeiten, die der Realisierung Ihres Ziels im Wege stehen könnten. (Anmerkung: Sie können auch Kollegen oder Bekannte zurate ziehen. Bedenken Sie dabei, dass ein erkanntes Problem schon halb gelöst ist. Nur unerkannte, unerwartete oder überraschende Probleme können Ihr Ziel ernsthaft gefährden.)

Sortieren Sie aus dem Brainstorm diejenigen Problemstellungen aus, die Sie realistisch oder relevant finden. Mit dieser Liste gehen Sie in die zweite Runde …

2. Nachdem Sie alle relevanten Probleme erkannt haben, überlegen Sie sich in einem zweiten Brainstorm Handlungsoptionen, wie Sie die einzelnen Probleme erfolgreich bewältigen, verhindern oder umschiffen können.

Tipp: Sie sollten zu jedem einzelnen Problem ein separaters Brainstorm vornehmen. Das reduziert die Komplexität enorm.

Die Ergebnisse beider Brainstorms können Sie am Ende in die Projektplanung / oder Projektoptimierung einfließen lassen.

Noch ein kleiner Tipp für Fragestellungen, die bei einer Problemanalyse hilfreich sein können:

1. Gibt es Probleme bei der Umsetzung des Weges vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand? (Wegproblem /Mittelproblem)
2. Gibt es Probleme mit der Informationsbeschaffung? (Informationsprobleme)
3. Haben Sie Kriterien, nach denen Sie im Zweifelsfall entscheiden können? (Entscheidungsprobleme)
4. Gibt es funktionale Äquivalente (Alternativen) für Ihr Ziel, wenn es so wie gedacht nicht realisiert werden kann? (Zielprobleme)
5. Welche Kundenkritik ist bekannt? Formulieren Sie die Kundenkritik in eine Problemstellung um! Oder wird eine Kundenkritik überhaupt erfasst? Wer ist dafür verantwortlich, Kundenkritik wahrzunehmen /zu sammeln? Hier können auch Kundenrezensionen (z. B. Kundenstatements bei Amazon o.ä. sehr hilfreich sein).
6. Optimierungsfragen stellen: Wie kann ich mein Produkt /Dienstleistung weiter optimieren? Selbst bei einem anscheinend „optimalen“ Produkt gibt es immer weitere und andere Innovationen, die es noch besser machen können. Hier können auch Vergleichsanalysen – wie eine Konkurrenzanalyse – wertvolle Daten liefern, um „up to date“ zu bleiben.

Bedeutung von Team- und Kundenfeedback

Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Problemanalyse. Es ermöglicht Ihnen, verschiedene Perspektiven einzubeziehen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, die Sie allein möglicherweise übersehen würden.

1. Teamfeedback: Ihr Team besteht aus Personen mit unterschiedlichen Erfahrungen und Fachkenntnissen. Nutzen Sie diese Vielfalt, indem Sie regelmäßig Feedbackrunden einplanen. In diesen Runden können alle Teammitglieder ihre Sicht auf mögliche Probleme im Projekt darlegen. Diese kollektive Weisheit hilft, blinde Flecken zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.
2. Kundenfeedback: Kunden sind oft die besten Indikatoren dafür, wo in Ihrem Projekt oder Produkt potenzielle Probleme liegen könnten. Fragen Sie aktiv nach ihren Erfahrungen, Wünschen und Beschwerden. Ein einfacher Weg, Kundenfeedback zu sammeln, ist durch Umfragen, direkte Gespräche oder die Auswertung von Kundenbewertungen. Dieses Feedback sollten Sie dann in die Problemanalyse integrieren, um sicherzustellen, dass Ihre Lösungen den tatsächlichen Bedürfnissen und Erwartungen der Kunden entsprechen.

Die Rolle der Transparenz bei der Problemanalyse

Transparenz ist ein Schlüssel, um das volle Potenzial von Feedback auszuschöpfen und die Problemanalyse effektiv zu gestalten.

1. Offene Kommunikation im Team: Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation im Team offen und ehrlich ist. Jeder sollte die Möglichkeit haben, Bedenken oder Probleme anzusprechen, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Diese Kultur der Offenheit fördert das Vertrauen und sorgt dafür, dass Probleme frühzeitig auf den Tisch kommen.
2. Transparente Feedbackprozesse: Wenn Sie Feedback von Kunden oder Teammitgliedern einholen, sollten Sie auch transparent darüber informieren, wie dieses Feedback genutzt wird. Dies zeigt den Beteiligten, dass ihre Meinungen wertgeschätzt werden und tatsächlich Einfluss auf das Projekt haben. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist regelmäßige Updates darüber, welche Maßnahmen aufgrund des Feedbacks ergriffen wurden.
3. Dokumentation und Nachverfolgung: Halten Sie alle relevanten Punkte, die in Feedbackrunden aufkommen, schriftlich fest und verfolgen Sie den Fortschritt bei der Bearbeitung dieser Punkte. Dies schafft Klarheit und sorgt dafür, dass keine wichtigen Aspekte vergessen werden.

Durch eine transparente und kommunikative Herangehensweise an die Problemanalyse können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und gemeinsam an der Lösung von Problemen arbeiten. Dies stärkt nicht nur das Team, sondern verbessert auch die Qualität Ihrer Projekte insgesamt.

Unterschied zwischen Problemanalyse und Risikomanagement

Problemanalyse und Risikomanagement sind eng miteinander verbunden, aber sie verfolgen unterschiedliche Ziele. Die Problemanalyse konzentriert sich darauf, bestehende oder unmittelbar bevorstehende Probleme zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln. Risikomanagement hingegen zielt darauf ab, potenzielle Risiken im Voraus zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken zu minimieren oder vollständig zu vermeiden.

Während die Problemanalyse reaktiv ist und sich mit bereits aufgetretenen oder konkret drohenden Problemen befasst, ist Risikomanagement proaktiv und zielt darauf ab, potenzielle Probleme gar nicht erst entstehen zu lassen.

Identifikation potenzieller Risiken und präventive Maßnahmen

Um potenzielle Risiken zu identifizieren, ist es hilfreich, folgende einfache Schritte zu befolgen:

1. Brainstorming potenzieller Risiken: Überlegen Sie sich gemeinsam im Team, welche Risiken in Ihrem Projekt auftreten könnten. Dies könnten Risiken sein, die sich aus externen Faktoren wie Marktveränderungen ergeben, oder interne Risiken, wie zum Beispiel Ressourcenmangel.
2. Bewertung der Risiken: Nachdem Sie eine Liste potenzieller Risiken erstellt haben, bewerten Sie diese nach ihrer Wahrscheinlichkeit und den potenziellen Auswirkungen auf Ihr Projekt. Ein einfaches Bewertungsschema könnte dabei aus den Kategorien „niedrig“, „mittel“ und „hoch“ bestehen.
3. Priorisierung der Risiken: Konzentrieren Sie sich auf die Risiken, die die höchsten Auswirkungen auf Ihr Projekt haben könnten und gleichzeitig am wahrscheinlichsten auftreten. Diese Risiken sollten im Fokus Ihrer präventiven Maßnahmen stehen.

Entwicklung eines einfachen Risikomanagementplans

Ein Risikomanagementplan muss nicht kompliziert sein. Folgende Schritte helfen Ihnen, einen einfachen und effektiven Plan zu erstellen:

1. Risiken dokumentieren: Notieren Sie die identifizierten Risiken und ihre Bewertung in einer einfachen Tabelle. Diese sollte die Spalten „Risikobeschreibung“, „Wahrscheinlichkeit“, „Auswirkungen“ und „Maßnahmen“ enthalten.
2. Präventive Maßnahmen definieren: Überlegen Sie sich für jedes priorisierte Risiko, welche präventiven Maßnahmen ergriffen werden können, um das Risiko zu minimieren oder ganz zu vermeiden. Zum Beispiel könnten Sie zusätzliche Ressourcen einplanen, alternative Lieferanten in Betracht ziehen oder eine zusätzliche Qualitätsprüfung einführen.
3. Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimmen Sie, wer im Team für die Umsetzung der präventiven Maßnahmen verantwortlich ist. Dies sorgt dafür, dass die Maßnahmen nicht nur geplant, sondern auch tatsächlich umgesetzt werden.
4. Überwachung und Anpassung: Überwachen Sie regelmäßig die identifizierten Risiken und passen Sie den Risikomanagementplan bei Bedarf an. Neue Risiken können auftauchen, oder die Bewertung bestehender Risiken kann sich ändern.

Integration von Prävention und Problemanalyse in die Projektplanung

Eine erfolgreiche Projektplanung sollte immer sowohl vorbeugende Maßnahmen als auch eine Problemanalyse beinhalten. Die Integration des Risikomanagements in Ihre Projektplanung ermöglicht es Ihnen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden, während die Problemanalyse Ihnen hilft, bereits aufgetretene Probleme effektiv zu lösen.

Eine einfache Möglichkeit, dies in die Praxis umzusetzen, besteht darin, regelmäßige Besprechungen oder Workshops einzuplanen, in denen sowohl Risiken als auch aktuelle Probleme diskutiert werden. So schaffen Sie einen kontinuierlichen Feedback-Kreislauf, der Ihr Projekt robuster und widerstandsfähiger gegen unvorhergesehene Herausforderungen macht.

Damit komme ich zum Schluss meiner Tipps zur Problemanalyse. Sie wird Sie vielleicht nicht vor allen Risiken und Problemen schützen. Aber Sie werden mit Sicherheit viel besser auf mögliche Risiken und Probleme vorbereitet sein und damit auch in Zukunft erfolgreich sein.

Viel Erfolg bei der Problemanalyse!

Aris Rommel